Ab dem Jahr 2025 wird die elektronische Rechnung (eRechnung) in Deutschland schrittweise zur Pflicht – eine wichtige Änderung, die besonders kleine und mittlere Unternehmen (KMU) betrifft. Für viele KMU, die bislang einfache Rechnungsprogramme oder selbst entwickelte Lösungen wie Access oder Excel nutzen, stellt sich die Frage: Muss ich meine gesamte Software umstellen? Die Antwort: Nein. Mit Open-Source-Tools wie dem Mustang Project und Python-basierten Konvertern lassen sich bestehende Systeme kostengünstig erweitern, um eRechnungen zu erzeugen.
Was ändert sich mit der eRechnung?
Die eRechnung ist ein maschinenlesbares Format, das strukturierte Daten enthält und bestimmte Standards wie ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) oder XRechnung erfüllen muss. Diese Standards erleichtern den digitalen Austausch zwischen Unternehmen und öffentlichen Stellen. Während viele ERP-Systeme bereits ZUGFeRD oder XRechnung unterstützen, sind selbstgebaute Lösungen oft nicht darauf vorbereitet.
Warum Open-Source-Tools?
Open-Source-Tools wie das Mustang Project bieten kleinen Unternehmen eine kostengünstige und flexible Lösung, um eRechnungen zu erstellen. Mit diesen Werkzeugen können Sie:
- Vorhandene PDF-Rechnungen in das ZUGFeRD-Format umwandeln.
- XML-basierte eRechnungen erstellen, die den gesetzlichen Anforderungen entsprechen.
- Ihre bestehenden Rechnungstools wie Access oder Excel erweitern, ohne eine komplett neue Software einrichten zu müssen.
Ein weiteres vielversprechendes Tool ist der factur-x-pdf-converter, ein Python-Projekt, mit dem XML-Daten direkt in PDF-Rechnungen eingebettet werden können. Diese Tools ermöglichen es, vorhandene Prozesse beizubehalten und dennoch die neuen Anforderungen zu erfüllen.
Vorteile der eRechnung für KMU
Die Umstellung auf die eRechnung bietet viele Vorteile, insbesondere:
Kein teurer Systemwechsel notwendig!
Viele kleine Unternehmen schätzen ihre etablierten und bewährten Systeme. Die gute Nachricht ist: Sie müssen diese nicht aufgeben oder einen teuren Systemwechsel in Betracht ziehen. Mit der richtigen Unterstützung können Ihre bestehenden Systeme einfach erweitert werden, um die eRechnung zu unterstützen.
- Einfache Anzeige: Eine eRechnung im ZUGFeRD-Format enthält neben maschinenlesbaren Daten auch eine sichtbare PDF-Version, die problemlos in jedem PDF-Viewer angezeigt werden kann.
- Flexibles Zahlungsmanagement: Ihr bestehendes System zur Zahlungsabwicklung bleibt unverändert.
- Nahtlose Weitergabe an Steuerberater: Steuerberater und Buchhaltungsprogramme können eRechnungen problemlos verarbeiten.
- Zukunftssicherheit: Mit der eRechnung erfüllen Sie die gesetzlichen Anforderungen und sind bereit für die Digitalisierung.
Wie ich als IT-Dienstleister KMU unterstütze
Viele kleine Unternehmen haben sich noch nicht mit der eRechnung auseinandergesetzt, weil ihre Kunden dies bisher nicht verlangt haben. Doch gerade für KMU, die an öffentliche Stellen oder große Unternehmen verkaufen, wird die eRechnung unvermeidbar.
Ich helfe Ihnen:
- Bestehende Systeme anzupassen: Egal ob Sie Access, Excel oder ein anderes selbst entwickeltes System nutzen, ich unterstütze Sie dabei, eRechnungen zu integrieren.
- Open-Source-Tools einzurichten: Ich implementiere Tools wie das Mustang Project oder Python-Konverter, damit Ihre Rechnungen den ZUGFeRD-Standard erfüllen.
- Komplette Lösungen bereitzustellen: Von der Installation bis zur Validierung Ihrer eRechnungen – ich begleite Sie Schritt für Schritt.
Fazit
Die Umstellung auf die eRechnung muss kein Hindernis sein, auch nicht für KMU mit individuellen Lösungen. Sie können Ihre jahrelang bewährten Systeme weiterhin nutzen, ohne diese komplett aufgeben zu müssen. Mit gezielten Erweiterungen lassen sich alle neuen Anforderungen erfüllen. Mit Open-Source-Tools können Sie Ihre bestehenden Systeme erweitern, ohne komplett neue Software einzuführen. Nutzen Sie die Gelegenheit, Ihre Prozesse zukunftssicher zu gestalten – ich helfe Ihnen gerne dabei, diese Herausforderung zu meistern.
Kontaktieren Sie mich für eine individuelle Beratung und erfahren Sie, wie Sie die eRechnung für Ihr Unternehmen einfach und kostengünstig umsetzen können!